5 Qualitäten die eine virtuelle Assistentin haben sollte
Da die technischen Innovationen im Bereich der Kommunikation heutzutage den Weg für viele Möglichkeiten ebnen, hat eine virtuelle Assistentin mittlerweile den Status eines Trends erreicht. Dieser wird bei kleinen und mittelständischen Firmen als Notwendigkeit gesehen um innerhalb ihrer Industrie erfolgreich zu sein.
Sie können nicht gleichzeitig an 2 Orten präsent sein. Besuchen Sie ihre potentiellen Kunden, während ihre virtuelle Assistentin die anderen betreut. Den Vertrieb und die Dynamik in Ihrem Namen weiterführt. Bevor Sie aber darüber nachdenken, Ihr eigene virtuelle Sekretärin zu bekommen, hier nun die Qualitäten, auf die Sie achten müssen:
Eine virtuelle Assistentin muss professionell auftreten
Die Aufgaben die von diesen Experten durchgeführt werden gehen vom Technischen hin bis zum Kreativen. In Fällen, in denen Ihre Assistentin, unabhängig davon, wie gut sie ausgebildet ist, es an Professionalität mangeln lässt, ist dies der Moment, wo es anfängt bergab zu gehen – für Sie zumindest.
Stellen Sie sich vor, sie verpassen eines ihrer Vertriebsmeetings, da die Sekretärin es vergessen hat, dies in Ihre Aufgabenliste einzutragen. Eine professionelle und hochtrainierte virtuelle Sekretärin hätte diesen Fehler nicht begangen.
Eine virtuelle Assistentin muss sympathisch sein
Lassen Sie sich vom Wort virtuell nicht in die Irre führen. Es mag ja sein, dass Ihre Kommunikation in der Cloud stattfindet, aber am Ende des Tages wollen Sie doch Ihre Infos so zugeschickt bekommen, dass Sie diese direkt verstehen. Eine angenehm klingende Stimme, die Ihnen Ihre Tagesaktivitäten zusammenfasst, kann einen großen Unterschied bei der Informationsübermittlung machen. Umso mehr, wenn eine Notiz mit professionellen aber sympathischen Wörtern gespickt ist, um Sie zu inspirieren und auf dem Laufenden zu halten.
Ganz einfach, Roboter gehen vergessen, eine persönliche virtuelle Assistentin nicht.
Die Assistentin muss Integrität haben
Echte Integrität bedeutet, das Richtige zu tun, im Wissen, das niemand erfahren wird, ob Sie es getan haben oder nicht. – Oprah Winfrey
Sobald Sie sich für den Service einer virtuellen Assistentin entschlossen haben, wird sie Zugriff auf sensible Aufgaben und Dokumente innerhalb Ihrer Organisation bekommen. So fortgeschritten es erscheinen mag, die virtuelle Welt kann auch Fehler erzeugen. Die Integrität ist dieser eine Faktor, der bestimmt, ob die virtuelle Sekretärin das Richtige tun wird um Ihr Geschäft zu schützen. Oder ob sie ihre eigenen Interessen schützt, und genau dieser speziellen Fehler dann auftaucht, wenn es zu spät ist.
Eine virtuelle Assistentin muss geschickt sein
Eine virtuelle Assistentin besitzt schon die grundsätzlichen und wesentlichen Fähigkeiten, um Ihnen einen virtuellen Support liefern zu können. Jeder Kunde kommt jedoch mit einer Reihe von verschiedenen Bedürfnissen und Notwendigkeiten. Deswegen ist es geschäftlich gesehen notwenig, mit der Unterstützung einer virtuellen Sekretärin, gut funktionieren zu können. Insofern muss die virtuelle Assistentin geschickt sein, um sich schnell dieser Lernkurve anzupassen. Zeit ist das Wichtigste, Aufgaben müssen mit Präzision und Qualität ausgeführt werden.
Wie kann man ermitteln ob eine virtuelle Assistentin geschickt ist? Stellen Sie geschickte Fragen während des Interviews, mit Fokus auf Stärken und Ziele Ihres Geschäfts.
Eine virtuelle Assistentin muss flexibel sein
Dinge verändern sich ständig. Und so, damit Geschäfte überleben, müssen diese flexibel genug sein, sich den veränderten Zeiten anzupassen. Für Sie in Ihrer aktuellen Position als Anbieter von Geschäften und Lösungen, sollte sich auch die Art und Weise wie Dinge am Ende getan werden, verändern. Die virtuelle Assistentin die Sie unterstützt, sollte dazu fähig sein, Ihnen neue Wege aufzuzeige. Sie sollte Ihre Bedürfnisse, passend zu den aktuellen Zeiten, versorgen können.
Flexibilität widersteht nicht den Veränderungen. Flexibilität erkennt ohne Kompromisse, in der Leistung und im Ansehen, Veränderungen an. Jede virtuelle Assistentin mit gesundem Menschenverstand ist offen für alles, was Sie geliefert bekommt, ohne die Qualität und die Leistung zu verschlechtern. Das ist jemand, den Sie bei sich an Bord haben wollen.
Das haben Sie es nun! Es ist nicht notwendig Glück zu haben um die richtige virtuelle Assistentin für sich zu finden. Lassen Sie sich anstelle dessen durch diesen Leitfaden führen, um die richtige Entscheidung zu treffen.