4 Tipps um virtuelle Meetings richtig zu koordinieren
Virtuelle Meetings sind heutzutage Standard.
Die Leute brauchen jetzt nicht mehr kilometerlange Wege zu hinterlegen, um neue Dinge zu lernen. Unabhängig davon, ob es sich um persönliche oder berufliche Ziele handel. Sie benötigen nur einen Computer und einen Internetanschluss dafür.
Ein Koordinator virtueller Meetings ist die Person, die diese Meetings organisiert.
Wenn Sie an diesem Beruf interessiert sind, so nennen wir Ihnen im Folgenden vier wichtige Fähigkeiten. Diese sollten Sie in diesem Business haben, um erfolgreich zu sein.
Gute Koordinatoren virtueller Meetings haben einen sechsten Sinn für das Organisieren des Programmablaufs
Normale Konferenzen, bei denen jeder im Raum sitzt, können durch lange Konversation eventuell Stunden dauern, bis sie abgeschlossensind. Virtuelle Meetings hingegen sind normalerweise kurz. Sie dauern normalerweise nicht länger als 90 Minuten.
Die Vorarbeit, um so ein virtuelles Meeting durchzuführen, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Im Prinzip geht es darum, dass man den Schwerpunkt im Auge behält und dabei die Zeitdauer der Konferenz begrenzt. Man muss sich vergewissern dass alles, was in der Konferenz besprochen wird, auch produktiv ist.
An diesem Punkt ist organisatorisches Talent zur Einhaltung der anzusprechenden Themen gefragt.
Solch virtuelle Meetings sind normalerweise sehr anstrengend aufgrund der Anzahl der Teilnehmer, die an der Debatte mitmachen. Darüber hinaus ist die zugewiesene Zeit solcher Events ein kritischer Faktor.
Mit einer vereinfachten Version der wichtigsten Punkte des Programmablaufs garantiert der virtuelle Meeting-Koordinator, dass die Zeitdauer für irrelevante, fremde Themen und Fragen extrem begrenzt bleibt.
Die Technik auf beste Art und Weise zum Einsatz bringen
Um das Engagement und die Wechselbeziehung der Teilnehmer während des Meetings zu steigern, stehen effiziente, technische Mittel für Audio-Konferenzen zur Verfügung. Diese müssen bis aufs letzte Detail geprüft werden.
Versetzen Sie sich in die Lage eines Teilnehmers, der einen Fachausdruck falsch versteht, weil bei der Audio-Technik plötzlich die Übertragung versagt.
Dieses simple Missverständnis hat negative Folgen und hinterlässt bei der Person einen unangenehmen Eindruck nach Abschluss des virtuellen Meetings.
Um die besten Ergebnisse aus einem virtuellen Meeting zu erzielen, ist es extrem wichtig, die erforderliche Technik zu besitzen. Des Weiteren sollte man die richtigen Tools einsetzen um das Ziel des virtuellen Meetings mit den verfügbaren Mitteln abzustimmen.
Das virtuelle Meeting und dessen Effektivität hängen von Ihrer Fähigkeit ab, die besten Tools für Präsentationen, Desktop-Sharing, geteilte Applikationen, Schreibtafeln, Chatfenster, Schnellwahlen usw. einzusetzen.
Teilnehmer und Unterstützung vor Beginn des virtuellen Meetings
Die Vorbereitung der Teilnehmer ist damit verbunden, zu überprüfende und zu kommentierende Informationen zu liefern, und zwar vor dem Echtzeit-Meeting.
Vor der virtuellen Konferenz müssen die Teilnehmer über gewisse Auskunft informiert sein, die von ihnen überprüft und kommentiert werden soll.
Diese Aufgabe beinhaltet das Anfordern der Teilnehmerdaten, um festzulegen, welcher der Schwerpunkt der Debatte ist und wer dabei einbezogen werden soll.
Zudem ermöglicht die Vorbereitung der Teilnehmer dem virtuellen Meeting-Koordinator das häufige Abstimmen mit jeder einzelnen Person. Dadurch wird gewährleistent dass alle vorbereitet und auf die Konferenz konzentriert sind.
Die Mitwirkung der Teilnehmer im Verlauf der virtuellen Meetings
Das Mitwirken der Teilnehmer ist der wichtigste Punkt eines jeden virtuellen Meetings.
Wenn Sie das Mitwirken der Leute nicht hinbekommen, so bedeutet dies, dass die Produktivität des virtuellen Meetings zweifelhaft wird. Dabei ist jeder der Verlierer.
Das Erreichen der Mitwirkung der Teilnehmer ist eine Herausforderung.
Virtuelle Meeting-Koordinatoren mit langjähriger Erfahrung auf diesem Gebiet wissen, dass der Erfolg darin besteht, die Leute vom Multitasking während der Konferenz abzuhalten.
Das Ziel dieser Meetings ist es schon immer gewesen, jede einzelne virtuelle Konferenz so kurz und produktiv wie möglich zu gestalten.
Auf diese Art und Weise müssen die Teilnehmer stets bei der Sache sein.
Um erfolgreich zu sein und aus jedem virtuellen Meeting die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie sich als Hauptaufgabe merken: Der Fokus darf niemals aus dem Auge verloren werden!
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