Die digitale Kanzlei und aktuelle Anwaltskommunikation

Vor dem Internetzeitalter haben Anwälte mit ihren Mandanten noch auf 3 verschiedenen Wegen kommuniziert: Persönlich, über das Telefon und per Post. Die heutige digitale Kanzlei war noch in weiter Ferne.  Im Laufe der Zeit kam dann das Faxgerät hinzu. Ab Mitte der neunziger Jahre wurde dann die E-Mail Kommunikation immer normaler. Anwälte haben sich schnell dieser Form der elektronischen Kommunikation angepasst.

Die digitale Kanzlei und die aktuellen Wege der Kommunikation

Über ein Jahrhundert hat bei Anwaltskanzleien in der Kommunikationsmethode absoluter Stillstand geherrscht. Mit der Einführung des Cloud Computing und der Online Kommunikation hat sich das vollkommen verändert. Plötzlich haben sich die zur Verfügung stehenden Kommunikations- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten mit Mandanten vervielfacht. Dokumente können plötzlich online geteilt werden und man kann seitdem über jedes Internetfähige Gerät darauf zugreifen. Rechtssoftware erlaubt auch eine Zusammenarbeit in einer sicheren Online Umgebung. Dies ersetzt den Bedarf an häufigen und oft nicht notwendigen direkten Meetings. Mandanten erleben seitdem den Komfort, dass sie 24 Stunden am Tag Zugang zu gespeicherter Information haben wenn sie mit anderen Firmen zusammenarbeiten. Das Gleiche wurde dann auch von ihren Anwälten erwartet.

Natürlich sind nicht alle Anwälte unter den ersten die neue Technologien direkt begrüßen. Manche sträuben sich sogar gegen jegliche technische Innovation. Andere starten langsam diese zu nutzen. Wiederrum Andere sind technisch sehr geschickt, sie passen sich den neuen Kommunikationsmitteln schnell an und führen diese Hilfsmittel direkt in ihrer Rechtspraxis ein.

Umfrage zum Thema Online Software

Dies führt uns zu der Frage: Wie viele Anwälte kommunizieren oder arbeiten mit ihren Mandanten online zusammen? Welche Art von Information teilen Anwälte online? Welche Maßnahmen führen Anwälte durch, um eine sichere Online Kommunikation zu gewährleisten?

Diese und viele andere Fragen wurden in einer Umfrage der American Bar Association (ABA) zum Thema Technologie im Recht beantwortet. ABA führt jedes Jahr eine Umfrage zum Thema Technologie bei Kanzleien verschiedenster Größen durch. Sie möchten damit herauszufinden, wie Kanzleien Technologien nutzen und wie sie ihre Entscheidungen zum Thema Technologienutzung treffen. Hier kommen nun die interessantesten Ergebnisse aus der Umfrage von 2016. Anwälte wurden hierbei zum Thema Online Programme befragt, um herauszufinden, welche sie für ihre Online Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mandanten nutzen.

Eine der interessantesten Statistiken der Umfrage war die Steigerung der Anzahl von Anwälten die in ihrer Praxis web-basierte Programme nutzen. Vor der Umfrage des Jahres 2016 lag der Anteil mehrere Jahre lang stetig bei ungefähr 30%. 2016 ist der Anteil dann plötzlich auf 38% hochgegangen. Bei der Frage nach cloud-basierter Software die von Anwälten genutzt wird, waren Dropbox, Google Docs und iDrive die ersten 3. Rang 6 war Box und Rang 7 mycase. Es ging dabei um rechtsspezifische Plattformen, wie auch Plattformen die nicht speziell auf das Thema Recht zugeschnitten sind.

Steigerung der Nutzung web-basierter Software

Ein anderer interessanter Trend war die Steigerung von Anwälten, die web-basierte Software nutzen um Dokumente zu speichern, zu teilen und um auf diese zuzugreifen.  Es wurde gefragt, wie oft sie von unterwegs auf andere Dinge als nur E-Mails zugreifen ( Apps, Dokumente etc.)  Fast die Hälfte der befragten Anwälte, und  zwar 46% sind es, die regelmäßig von unterwegs auf anderes als nur E-Mails zugreifen. Anwälte folgender Spezialgebiete haben am meisten Cloudservice genutzt um Dokumente mit ihren Klienten zu teilen: Geistiges Eigentum (60%), Familienrecht (51%) und Anwälte für allgemeine Rechtsstreitigkeiten (45%).

Anwälte unter 40 Jahren sind mit 57% die, die am ehesten Dokumente und Fallbezogene Information online speichern oder teilen. Darauffolgend kommen die, die zwischen 40 und 49 Jahre alt sind mit 55%. 47% der Anwälte, die zwischen 50 und 59 Jahre alt sind folgen dann als nächste Gruppe.

Es ist nicht überraschend, das die Ergebnisse auch zeigen, das Software für einen remote Zugang nur von 37% genutzt werden um auf ihre Dokumente zuzugreifen. Im  Jahr 2013 haben noch 45% der Anwälte angegeben, dass sie diese Methode nutzen. Im Vergleich dazu steht der web basierter Zugang, der weitaus zuverlässiger und bequemer ist. Dieser stieg um 7% von 24% im Jahr 2013 auf 31% im Jahr 2016.

Unterschiede zwischen unabhängigen Anwälten und größeren Kanzleien

Unabhängige Anwälte haben mit 49% am meisten über webbasierte Rechtssoftware Anwendungen online auf Dokumente zugegriffen.  Darauf folgen Firmenanwälte, die in einer Kanzlei von 2-9 Personen arbeiten mit 36%. Anwälte großer Kanzleien mit 10-49 Anwälten kommen dann mit 23% als nächstes.

Die Nutzung von Klientenportalen für Kommunikation und Zusammenarbeit ist auch am Steigen. Dies ist aber nicht überraschend ist, da Anwälte von der ABA darauf hingewiesen wurden, das bestimmte vertrauliche Dokumente nicht per E-Mail verschickt werden sollten. Verschlüsselte Kommunikationsmethoden sollten genutzt werden, inklusive web basierte Klientenportale. Gemäß der Umfrageergebnisse, bieten 22% der befragten Anwälte  Zugang zu einem sicheren Klientenportal um mit ihren Mandanten zu arbeiten.

Anwälte kommunizieren und arbeiten auch immer mehr online mit ihren Kunden und Mandanten. Gemäß der Umfrage teilen nun 33% der Anwälte online Dokumente mit ihren Kunde. 26% nutzen online Messaging und Kommunikations Software mit ihren Kunden. Unabhängige Anwälte bieten sogar zu 29% ihren Kunden die Möglichkeit über online Messaging und Kommunikation zu  kommunizieren. (2015 waren es noch 25%, in 2014 23%). Mit 24% kommen als nächstes Anwälte aus Kanzleien mit 2-9 Anwälten (2015 mit 18% und 2014 16%).

So kommunizieren und arbeiten also heutzutage Anwälte mit ihren Kunden oder Mandanten. Ist ihre digitale Kanzlei auch auf diesem Stand, finden Sie sich hier wieder?

Wenn Sie auch viel unterwegs sind und passende Apps für Ihre Rechtspraxis benötigen, möchte ich Sie auf unseren Blogbeitrag mit Tipps zu Apps für Anwälte verweisen.

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Schlagwörter: digitale Kanzlei, web-basierte Software